Obligatoire pour toute destruction d’archives publiques, sauf pour les brouillons, doublons et la documentation (jusqu’à 3 ans d’emprisonnement et 45 000 euros d’amende en cas d’infraction constatée ; Code du Patrimoine, article L 214-3).
« Quand éliminer ? Régulièrement pour libérer de l’espace de stockage, à l’occasion d’un déménagement ou de travaux. »
Identifier les documents à éliminer
Repérer à l’aide des circulaires de tri les documents dont la durée d’utilité administrative est arrivée à échéance et dont le sort final est l’élimination (en cas de doute prendre contact avec les Archives départementales).
Remplir un bordereau d’élimination
Préciser les différentes typologies de dossiers, leurs dates extrêmes, ainsi que le volume des documents concernés.
- Téléchargez le fichier Bordereau d’élimination
- Faire parvenir le document signé aux Archives départementales
- Éditer le bordereau d’élimination en trois exemplaires papier.
- Faire parvenir aux Archives départementales ces trois exemplaires visés par le responsable du service demandeur par voie postale.
Procéder à la destruction physique des documents
- À réception de l’exemplaire du service demandeur visé par la Directrice des Archives départementales (le visa de la Directrice des Archives départementales décharge le service producteur de sa responsabilité juridique vis-à-vis de la gestion des archives concernées).
- Procéder à la destruction physique des éliminables (à la charge du service producteur ; toute destruction doit être confidentielle : incinération, broyage ou déchiquetage).