- Consulter les instructions concernant votre administration ou service
- Circulaires ministérielles de collecte et de tri
rédigées et diffusées par le Service interministériel des Archives de France.
Vous ne disposez d’aucune information ? Prenez contact avec les Archives départementales.
- Sélectionner les documents à verser
dont la durée de conservation est échue et présentant un intérêt historique ; en se référant aux outils définissant les règles de tri et de conservation.
- Mettre en ordre les dossiers : les regrouper suivant un plan de classement et préserver l’organisation interne de chacun des dossiers contenus dans la boîte (alphabétique, chronologique, thématique, etc.).
- Retirer les documents inutiles(brouillons, doublons, documentation) ainsi que les éléments nocifs pour la conservation (trombones métalliques, vues transparentes, pochettes plastiques, élastiques).
- Conditionner les dossiers en boîtes d’archives
- Utiliser des boîtes solides et en bon état 15 cm de largeur maximum afin d’en faciliter la manipulation.
- Remplir les boîtes selon leur capacité suffisamment (afin de ne pas perdre de place) mais pas trop (pour éviter les boîtes éventrées) ; les dossiers trop volumineux peuvent être scindés en plusieurs articles et répartis entre plusieurs boîtes.
- Numéroter les boîtes de 1 à l’infini : en suivant l’ordre du bordereau ; ne pas utiliser de numéros fractionnés (1/1, 1/2, etc.) ou de bis/ter.
- Télécharger le bordereau de versement.
- Remplir les onglets « Page de titre » ainsi que « Liste des documents»
- Reporter chaque numéro de boîte sur le bordereau de versement
- Préciser, pour chacune d’entre elles, la description sommaire de son contenu ainsi que les années extrêmes des documents (la date la plus ancienne et la date la plus récente de la boîte) chaque dossier doit faire l’objet d’une analyse courte et précise sur une seule ligne : développer les sigles, acronymes et abréviations ; proscrire les termes imprécis tels que « Affaires diverses », « Autres » ou « Divers ».
- Envoyer le projet de bordereau de versement par mail aux Archives départementales pour vérification. Après validation, un numéro de versement (à reporter sur les boîtes) vous sera communiqué. Une date, pour le transfert physique des documents aux Archives départementales, sera fixée conjointement avec votre administration qui devra en assurer le transport.